產(chǎn)品介紹
會(huì)議管理系統(tǒng)是一個(gè)專注于提供一站式會(huì)議活動(dòng)解決方案服務(wù)的產(chǎn)品。該系統(tǒng)以“凡是會(huì)議,，必有準(zhǔn)備；凡是會(huì)議，必有主題；凡是會(huì)議,，必有結(jié)果；凡是散會(huì),，必有事后追蹤”為核心理念,，通過信息化手段固化企業(yè)重要會(huì)議的全生命周期管理流程，并與公文管理,、日程管理,、任務(wù)管理等功能集成實(shí)現(xiàn)跨地區(qū),、跨企業(yè),、跨終端的智能溝通協(xié)作。通過信息化手段實(shí)現(xiàn)了會(huì)前,、會(huì)中,、會(huì)后及會(huì)后追蹤的全生命周期管理，從而打造了一個(gè)高效,、專業(yè),、智能、極簡的無紙化會(huì)議管理模式,。
產(chǎn)品特點(diǎn)
| 序號(hào) | 關(guān)鍵詞 | 介紹 |
| 1 | 私有化部署 | 企業(yè)可以將系統(tǒng)部署在自己的服務(wù)器上,，保護(hù)會(huì)議信息和數(shù)據(jù)的安全性，同時(shí)滿足企業(yè)的數(shù)據(jù)隱私要求 |
| 2 | 跨部門協(xié)作 | 團(tuán)隊(duì)成員可以在系統(tǒng)中共同編輯會(huì)議議程,、材料等,，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)協(xié)作和信息共享，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)同效率 |
| 3 | 會(huì)議資料分發(fā) | 與會(huì)者可在查看到相關(guān)資料,，確保與會(huì)者對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行了解,，有利于會(huì)議的準(zhǔn)備和參與 |
| 4 | 會(huì)議通知 | 自動(dòng)發(fā)送會(huì)議通知和提醒，提前通知與會(huì)者會(huì)議時(shí)間,、地點(diǎn)等重要信息,，減少信息傳遞的時(shí)間和失誤 |
| 5 | 會(huì)議簽到 | 可通過二維碼、人臉識(shí)別,、人工三種簽到方式進(jìn)行簽到,，并記錄請假事由，確保會(huì)議出席情況的準(zhǔn)確記錄 |
| 6 | 會(huì)議記錄 | 記錄會(huì)議內(nèi)容和討論,，包括會(huì)議記錄,、會(huì)議筆錄、語音轉(zhuǎn)文字等,，方便后續(xù)回顧,，避免遺漏重要信息 |
| 7 | 專人專項(xiàng)跟進(jìn) | 指定會(huì)后跟進(jìn)人員,，負(fù)責(zé)會(huì)議后的跟進(jìn)項(xiàng)跟進(jìn)和執(zhí)行，確保會(huì)議決議和任務(wù)得到及時(shí)跟進(jìn) |
| 8 | 會(huì)議檔案和信息檢索 | 建立會(huì)議檔案,，將會(huì)議記錄,、材料和相關(guān)信息整理存檔，便于后續(xù)檢索和查閱,，提高會(huì)議信息的管理 |
| 9 | 多設(shè)備協(xié)同 | 與會(huì)者可以通過電腦,、手機(jī)或平板等設(shè)備訪問系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)跨設(shè)備的信息同步和協(xié)同工作 |
會(huì)議門牌,，您的會(huì)議管理助手
會(huì)議信息展示
會(huì)議門牌與會(huì)議管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)連接,，可以在預(yù)定狀態(tài)變化時(shí)自動(dòng)更新，并通過系統(tǒng)通知與會(huì)者相關(guān)變更,。通過會(huì)議門牌可直觀了解到正在進(jìn)行的會(huì)議及接下來的會(huì)議,，快速了解會(huì)議內(nèi)容，做好參會(huì)準(zhǔn)備,。
二維碼簽到
會(huì)議門牌的二維碼簽到功能通過智能二維碼技術(shù),，為會(huì)議參與者帶來便捷的簽到體驗(yàn)。參會(huì)人員只需使用手機(jī)掃描會(huì)議門牌上的獨(dú)特二維碼,，即可自動(dòng)完成簽到流程,，省去等待和手動(dòng)操作。
人臉識(shí)別簽到
參會(huì)者無需觸摸設(shè)備,，只需在會(huì)議門牌前進(jìn)行人臉掃描即可自動(dòng)完成簽到,。這種簽到方式不僅提高了安全性，還節(jié)省了時(shí)間和努力,。人臉簽到數(shù)據(jù)被準(zhǔn)確記錄并自動(dòng)傳輸至?xí)h管理系統(tǒng),，使組織者能隨時(shí)掌握與會(huì)者情況。
數(shù)據(jù)保密鐵壁,，會(huì)議隱私無憂
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設(shè)備授權(quán)
只允許授權(quán)的移動(dòng)設(shè)備訪問會(huì)議系統(tǒng),，增強(qiáng)對(duì)移動(dòng)設(shè)備的控制和管理，防止未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備訪問,。 -
數(shù)字水印
在會(huì)議資料和文檔中添加水印,，以防止截屏和未經(jīng)授權(quán)的復(fù)制，保護(hù)資料的原始性和隱私,。 -
日志與監(jiān)控
實(shí)時(shí)監(jiān)測系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài),，及時(shí)識(shí)別和響應(yīng)異常情況，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性,、安全性和合規(guī)性,。
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保密會(huì)議數(shù)據(jù)自消
對(duì)于保密級(jí)別的會(huì)議，設(shè)定會(huì)議結(jié)束后自動(dòng)清除會(huì)議資料,、記錄及數(shù)據(jù),，減少數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn),。 -
權(quán)限控制
根據(jù)用戶角色和職能，設(shè)置不同級(jí)別的權(quán)限,，確保用戶只能訪問他們需要的信息和功能,。 -
私有化部署
企業(yè)可以將系統(tǒng)部署在自己的服務(wù)器上，保護(hù)會(huì)議信息和數(shù)據(jù)的安全性,，同時(shí)滿足企業(yè)的數(shù)據(jù)隱私要求,。
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功能概括
會(huì)議室專項(xiàng)——優(yōu)化資源管理
會(huì)議室管理是指對(duì)組織內(nèi)的會(huì)議室資源進(jìn)行有效管理和利用的一種系統(tǒng)化的方法。它涉及到會(huì)議室的預(yù)訂,、安排,、使用和維護(hù)等方面，以確保會(huì)議室資源的高效利用,，提高組織的會(huì)議效率和工作效率, 解決會(huì)議室適用沖突,。
- 支持移動(dòng)端、PC端等多渠道預(yù)訂模式
- 實(shí)時(shí)同步會(huì)議室使用狀態(tài),，可查看會(huì)議室占用情況
- 會(huì)議室標(biāo)配會(huì)議平板,，可在門口查看到會(huì)議信息及人員簽到
- 會(huì)議室資源釋放,，杜絕資源浪費(fèi)
- 可視化預(yù)訂,，減少會(huì)議室占用沖突情況
會(huì)議預(yù)約專項(xiàng)
會(huì)議管理系統(tǒng)的預(yù)約模塊是系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，它提供了一個(gè)方便和高效的方式來預(yù)訂會(huì)議室,?？稍跁?huì)前進(jìn)行會(huì)議室選擇、時(shí)間預(yù)訂,、會(huì)議基礎(chǔ)信息填寫,、議程添加、與會(huì)者添加,、訪問權(quán)限管理等設(shè)置,。
- 可多個(gè)協(xié)作者進(jìn)行會(huì)議材料整合及梳理，防止出現(xiàn)紕漏
- 解決數(shù)據(jù)斷層,，有效整合線上線下資源
- 一鍵批量導(dǎo)入與會(huì)者,，高效精準(zhǔn)
- 在預(yù)約模塊中，管理員或會(huì)議組織者可以設(shè)置會(huì)議賦權(quán),，即確定哪些人可以參加會(huì)議以及他們的權(quán)限級(jí)別,。這可以包括指定主持人、演講者,、參與者和觀眾等角色,，并為他們提供不同的訪問權(quán)限和功能。
通知與提醒
會(huì)議通知包括會(huì)議目的,、人員,、時(shí)間,、地點(diǎn)、會(huì)議議程以及會(huì)議要求等,。會(huì)議前期通知參會(huì)人員,，會(huì)議上需要討論的資料隨通知發(fā)給參會(huì)人員，可多渠道查看資料,，讓參會(huì)人員做好準(zhǔn)備,，從而提高會(huì)議效率。
- 會(huì)議通知與提醒通過多種渠道進(jìn)行傳達(dá),，如電子郵件,、短信、企業(yè)微信通知等,。根據(jù)與會(huì)者的偏好和可用的通信方式,，選擇合適的渠道發(fā)送通知，提高信息的傳達(dá)率,。
- 會(huì)議通知與提醒應(yīng)提供詳細(xì)的會(huì)議信息,，這樣可以確保與會(huì)者對(duì)會(huì)議的要求和期望有清晰的了解，并能準(zhǔn)備好相應(yīng)的材料和設(shè)備,。
- 如果會(huì)議時(shí)間,、地點(diǎn)或議程發(fā)生變更，會(huì)議通知與提醒應(yīng)能夠及時(shí)發(fā)送變更通知,，確保與會(huì)者了解最新的會(huì)議信息,。這樣可以避免因信息不準(zhǔn)確而導(dǎo)致的混亂和誤解。
議程專項(xiàng)
議程模塊允許組織者在系統(tǒng)中創(chuàng)建和編輯會(huì)議議程,，包括確定議程主題,、演講者、時(shí)間段和活動(dòng)等,。通過議程模塊,，組織者可以輕松創(chuàng)建和編輯議程，將不同的議題和時(shí)間段分配給相關(guān)演講者,，并為與會(huì)者提供詳細(xì)的會(huì)議日程信息,。
- 組織者安排會(huì)議的階段和議題，確保每個(gè)議題都有足夠的時(shí)間和安排,。這有助于控制會(huì)議的時(shí)間管理和流程順序,。
- 組織者指定演講者或活動(dòng)負(fù)責(zé)人，并將他們與相應(yīng)的議題和時(shí)間段關(guān)聯(lián)起來,。
- 組織者實(shí)時(shí)更新會(huì)議議程,，并通過會(huì)議管理系統(tǒng)發(fā)送變更通知給與會(huì)者。
- 議程模塊提供詳細(xì)的會(huì)議議程信息，包括議題,、演講者,、時(shí)間和地點(diǎn)等。與會(huì)者可以提前查看議程,，了解會(huì)議的內(nèi)容和安排,，以便做好相關(guān)準(zhǔn)備和參與討論。
跟進(jìn)專項(xiàng)
跟進(jìn)落實(shí)模塊允許會(huì)議組織者或參與者記錄和追蹤在會(huì)議期間或會(huì)議后需要執(zhí)行的任務(wù),、行動(dòng)或決策，跟進(jìn)事項(xiàng)落實(shí)到個(gè)人,。該模塊提供一個(gè)集中管理這些任務(wù)的平臺(tái),，并確保任務(wù)的落實(shí)和完成。
- 跟進(jìn)落實(shí)模塊可創(chuàng)建,、分配和管理各種任務(wù),，指定任務(wù)的負(fù)責(zé)人、截止日期,、優(yōu)先級(jí)和相關(guān)說明，以確保任務(wù)得到及時(shí)執(zhí)行,。
- 通過提醒和通知功能,，及時(shí)提醒任務(wù)的負(fù)責(zé)人完成任務(wù)。系統(tǒng)可以發(fā)送電子郵件,、短信或應(yīng)用程序通知,，確保任務(wù)不會(huì)被遺忘或延遲。
- 提供了對(duì)任務(wù)進(jìn)展的跟蹤和監(jiān)控,。用戶可查看任務(wù)的狀態(tài),、完成時(shí)間和相關(guān)注釋，了解任務(wù)的進(jìn)度和執(zhí)行情況,。這有助于及時(shí)識(shí)別和解決任務(wù)執(zhí)行中的問題,。
- 允許將任務(wù)與會(huì)議議題、參與者或其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)。
歸檔專項(xiàng)
檔案管理模塊提供了一個(gè)集中存儲(chǔ)和管理會(huì)議文件和資料的平臺(tái),。它允許用戶上傳,、分類、組織和檢索各種文件,，如議程,、演講稿、會(huì)議記錄,、參會(huì)者名單,、報(bào)告和圖片等。
- 根據(jù)標(biāo)簽,、文件夾或分類來組織和歸檔文件,，可根據(jù)自己的需求創(chuàng)建文件夾結(jié)構(gòu)，將文件分類存儲(chǔ),。
- 用通過檔案管理模塊將會(huì)議文件上傳到系統(tǒng)中,，并與其他相關(guān)人員共享。
- 該模塊提供了強(qiáng)大的搜索和檢索功能,，使用戶能夠快速找到需要的文件,。用戶可以使用關(guān)鍵字、日期范圍,、文件類型等進(jìn)行搜索,，以便快速定位和獲取所需文件。
- 該模塊提供安全性和權(quán)限管理功能,，確保文件的機(jī)密性和保密性,。用戶可以設(shè)置文件的訪問權(quán)限，只允許授權(quán)人員查看和編輯文件,，保護(hù)敏感信息的安全,。
"解放"人工
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智能化管理系統(tǒng)
為員工減負(fù).
人工操作存在一定的出錯(cuò)概率，且費(fèi)時(shí)費(fèi)力低效,。智能化管理貫穿了會(huì)前,、會(huì)中、會(huì)后,，高概率優(yōu)化了人工操作,，確保了數(shù)據(jù)及信息的正確性，及快速,，徹底做到為員工減負(fù),，從而更高效的投入其他工作。
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- 會(huì)前
30%
不用專人對(duì)接議程重點(diǎn)及資料收集,，現(xiàn)在可分配權(quán)限,，多人協(xié)同管理，自行上傳
資料收集在本地，占用內(nèi)存,，運(yùn)行速度慢,；資料存儲(chǔ)在云端，不占內(nèi)存,，運(yùn)行快速,。
- 會(huì)中
60%
可進(jìn)行二維碼、人臉簽到,，正確率高且速度快
語音錄入可防止重點(diǎn)的缺失及遺漏
會(huì)中內(nèi)容敲定可在線簽字,，省去跑辦公室催辦時(shí)間
- 會(huì)后
90%
會(huì)中內(nèi)容敲定可在線簽字，省去跑辦公室催辦時(shí)間
文件按序歸檔,，存儲(chǔ)云端,，方便調(diào)取復(fù)盤，不占內(nèi)存
紀(jì)要下發(fā)多模板選擇,，省去人工做表時(shí)間
- 會(huì)前
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閉環(huán)式管理體系
全面會(huì)控,，完善優(yōu)化
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- 更專注于會(huì)議的組織、計(jì)劃,、和管理,，如：會(huì)議日程安排、參會(huì)者管理,、會(huì)提通知,、文檔共享、會(huì)議記錄等
- 用戶可將會(huì)議相關(guān)的文件上傳至系統(tǒng),，并與會(huì)議相關(guān)聯(lián)
- 記錄和跟蹤與會(huì)者的出席情況,，并生成實(shí)時(shí)報(bào)告
- 提供專門的事項(xiàng)跟蹤功能，允許組織者在會(huì)后記錄和跟蹤會(huì)中提出的事項(xiàng)
- 相關(guān)人員收到負(fù)責(zé)人派發(fā)的會(huì)議跟進(jìn)任務(wù)后,，可實(shí)時(shí)提交跟進(jìn)反饋及跟進(jìn)進(jìn)度記錄
- 存儲(chǔ)從會(huì)前直至?xí)笸杲Y(jié)整個(gè)過程的完整資料
- 提供更嚴(yán)格的檔案保密性和權(quán)限控制
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- 主要提供團(tuán)隊(duì)協(xié)作和遠(yuǎn)程溝通,，提供如實(shí)時(shí)聊天、語音通話,、視頻會(huì)議等
- 更依賴于外部的云存儲(chǔ)服務(wù),，存在會(huì)議保密性問題
- 主要通過與會(huì)者在線狀態(tài)和實(shí)時(shí)互動(dòng)來進(jìn)行判斷出席情況
- 更注重及時(shí)溝通，通常需要在聊天記錄中手動(dòng)提醒和對(duì)事項(xiàng)追蹤
- 需要手動(dòng)創(chuàng)建及人工協(xié)調(diào)和人工追蹤
- 存儲(chǔ)會(huì)中相關(guān)資料
- 檔案管理相對(duì)簡化,，主要通過文件鏈接方位權(quán)限來實(shí)現(xiàn)
適用范圍
